Kuidas viia läbi digitaliseerimist?

Autor: Lauri Antalainen

Mis on digitaliseerimine?

Minu definitsioon on: Digitaliseerimine on protsesside arendamine läbi infotehnoloogia rakendamise. Siinkohal on oluline pöörata tähelepanu sõnapaarile „protsesside arendamine“ – mõne tehnoloogia rakendamine või tarkvara kasutusele võtmine ei ole kunagi eesmärgiks omaette, vaid vahendiks protsesside efektiivsemaks muutmisele. Seega ei ole õige digitaliseerimist vaadelda kui mõne tarkvara rakendamist, vaid kui olulist organisatsioonisisest protsessi muutust, mida viiakse ellu (muuhulgas) tarkvara abil.

Digitaliseerimine algab digiauditi elluviimisest

Korralikult läbimõeldud ja ette valmistatud digitaliseerimisprojekt algab digiauditi elluviimisest. Digidiagnostika (ka digiaudit) on süsteemne analüüs ettevõtte protsesside arendamise võimalustest läbi digitaliseerimis- ja automatiseerimislahenduste rakendamise.

Digidiagnostika elluviimise esimeseks sammuks on olemasolevate (AS-IS) protsesside kaardistamine. Kaardistamise käigus kirjeldatakse detailselt protsessid ja nendega seotud probleemid ja kitsaskohad. Kaardistamine tuleb ellu viia detailselt, kirjeldades iga äriprotsessi juures tegutsevate töötajate rollid, nende poolt kasutatavad lahendused, protsesside infovood ja ärireeglid. See teave aitab mõista võimalikke piiranguid protsessimuudatuste tegemisel ning näha ette võimalusi protsessistandardite kehtestamiseks.

Kui AS-IS protsessid kirjeldatud, on järgmiseks sammuks uute (TO-BE) protsesside väljatöötamine. TO-BE protsesside väljatöötamisel on eesmärgiks olulisemad AS-IS protsesside probleemid ja kitsaskohad elimineerida. Eraldi tuuakse välja erinevused võrreldes AS-IS protsessidega ning kirjeldatakse ka lahendused probleemidele ja kitsaskohtadele. Tuuakse välja ärinõuded kasutusele võetavatele tehnoloogilistele lahendustele (nt tarkvarale) ja soovituslikud tarkvarad.

Selle etapiga lõpeb digidiarnostika läbiviimine, valmib digidiagnostika raport ning saab asuda juurutama protsessimuudatusi.

Lahenduste väljavalimine ja juurutamine

Kui digidiagnostika on läbi viidud korrektselt, on olemas kirjeldused protsessimuudatustest ja ärinõuetest kasutusele võetava(te)le lahendus(t)ele ning ka soovitused ühe või mitme tarkvara kaalumiseks. Ärinõuete ja protsessimuudatuste kirjeldused on siinkohal kriitilise tähtsusega, sest võimaldavad konkreetset lahendust tarnival ettevõttel – kes huvide konflikti tõttu ei saa olla samas ka digiauditi läbiviija – seadistada tarkvara ja juurutada see ettevõtte jaoks optimaalseimal moel. Väheoluline pole ka soovitused kasutusele võetava tarkvara osas – digidiagnostika läbiviijal on parim arusaam ettevõtte jaoks optimaalseimatest lahendustest. Nagu mööblipoodi ostetud söögilauale pole mõtet järgi minna suure Scania veokiga, pole ka paljudel juhtudel vajadust ega ka mõtet rakendada eriti kallist ja võimsat IT-lahendust, mille funktsionaalsusest kasutaks ettevõte ära vaid murdosa.

Kui lahendus välja valitud, tuleb see juurutada. Tarkvara juurutamise triviaalsem osa on selle installeerimise ja isegi liidestamise läbiviimine; kogemus näitab, et märksa enam probleeme tekib reeglina protsessimuudatuste juurutamisel – kuna digitaliseerimisprojekt toob endaga kaasa protsessimuudatused, tähendab see alati ka töötajate seniste tegevusmustrite ja harjumuste muutmist. Mõningate tarkvarade (näiteks ERP-süsteemide) puhul aitab juurutamisega kaasa lahenduse tarnija; teistel puhkudel saab juurutamise teostada majasiseselt.

Ühe läbiviidud digiauditi alusel saab ellu viia mitmeid digitaliseerimisprojekte. Digiauditi/digidiagnostika raporti üheks osaks on Digitaliseerimise Teekaart, milles tuuakse välja soovitused lähiaastate digitaliseerimisprojektide elluviimiseks. Digiwise saab teid aidata nii digidiagnostika läbiviimisel, digitaliseerimisprojektide ettevalmistamisel ja läbiviimisel kui ka nurjunud digitaliseerimisprojektide edukal lõpetamisel. Huvi korral võtke ühendust info/at/digiwise.ee.